«Все – по полочкам»

Человек всегда оставляет после себя следы своей деятельности. Именно по ним формируется общее впечатление. Многим людям свойственно стремление «наследить», т.е. внести некоторые изменения в первоначальное состояние окружающей среды. Возможно, они таким образом пытаются оставить память о себе потомкам, коллегам и обществу в целом (типа «Здесь был я, Вася»). Возможно, это нереализованные желания, «замороженные» на «всякий случай».

В любом случае, эти «следы» — либо полезные, либо бесполезные ресурсы. Они или становятся зачатками новых дел, или свидетельствуют об их завершении; а будучи закрепленными на каком-либо материальном носителе в текстовом, графическом или другом виде, — играют роль своеобразной «памяти» компании и/или человека.

В делопроизводстве такими «следами» являются документы на различных носителях. Однако, постепенное накопление документов требует их правильной организации, в противном случае польза от их сохранения уменьшается, а поиск порой становится задачей более сложной, чем повторное создание документов.

Конечно, проще навести порядок в документах на бумажных носителях (просто разложив их на рабочем столе, или по ящикам стола, или на полках шкафа), чем четко структурировать систему поиска в электронном виде.

Наличие у каждого файла уникального имени создает иллюзию упорядочения, кажется, что документ найти легко. Однако, постепенно, увлекшись возможностью создавать новые папки по различным вопросам и направлениям, сотрудники оказываются перед беспорядочной электронной кипой «бумаг», загромождающих все пространство виртуального рабочего стола.

И тогда бумага (как носитель информации), став более предпочтительной, «диктует» необходимость распечатки (часто без достаточных оснований, просто – «на всякий случай») большого количества документов. В результате — загромождается и без того небольшое рабочее пространство.

В конце концов, сотрудник решается избавиться от части документов. Но как отобрать их по ценности и не выкинуть нужное…? Для разбора и отбора документов, потерявших практическую ценность и подлежащих уничтожению, необходимо разобрать оба массива (как бумажный, так и электронный), сравнить похожие документы, выбрать наиболее актуальные, действующие и могущие быть полезными, и только после этого удалить (ликвидировать) остальные. Но далеко не каждый кадровик способен регулярно выполнять эту, казалось бы, рутинную работу.

Такой способ ведения делопроизводства малоэффективен, и, скорее всего свидетельствует о низкой делопроизводственной культуре, что сильно мешает работе.

Что же надо учесть при разработке структуры хранилища документов?

Прежде всего, необходимо разделить документы по категориям и по восстребованности, а также учесть – какими техническими возможностями располагает кадровая служба.

Т.н. «традиционный архив» в нашем случае помогает рассредоточить официальные, внесенные в номенклатуру дел компании и учтенные делопроизводством документы. Реальный же массив документов кадровой службы компании куда больше, да и порой содержит материалы, которые как в силу специфики их содержания, так и формы их предоставления не могут храниться в архиве.

Действительно, серьезные отличия в работе с бумажными и электронными документами есть. Документы на бумажных носителях обычно систематизируются и распределяются по папкам в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в компании. Некоторая часть из них вообще является т.н. «возвращаемым» документом (в частности, это относится к трудовым книжкам), «оборачиваемым» (таким как фотографии или листки временной нетрудоспособности). Но все же большая часть документов, выполненных на бумаге, после исполнения может быть «подшита» в соответствующее дело. В отношении же электронных документов действуют другие правила, к ним предъявляются другие требования. Электронное хранилище документов изначально допускает присутствие документов справочно-информационного, вспомогательного характера, почти «случайных», косвенно относящихся к тому или иному вопросу, не требующих их хранения на бумаге в «основном массиве». Поэтому более всего затруднений вызывает организация именно электронного хранилища документов. А применительно к кадровым документам, особенно в компаниях, стремящихся свести к минимуму «бумажное» общение, активно применяющих Интернет-технологии, общение (как в коммуникации с сотрудниками, так и с соискателями на вакантные должности) по локальной сети, тем более.

Кадровая документация обладает спецификой, которая характеризуется ограниченным доступом к ней должностных лиц (назовем их – пользователи). И в этой связи, необходимо отметить еще одну особенность – это наличие различных уровней допуска и доступа к кадровой документации. Кадровая документация может и должна быть использована только ограниченным числом лиц, а именно:

— использоваться только её держателем,
— использоваться ограниченной группой «пользователей», либо
— находиться на общем доступе (что маловероятно).

Соответственно, формируются как персональные, таки специальные и общие массивы информации, каждый из которых обладает спецификой содержания и размещения.

Персональный массив сотрудника — это хранилище материалов, необходимых только их держателю, либо доступных только ему. В случае с кадровой документацией это – персональные данные работника, доступ к которым весьма ограничен и описан в Положении о защите персональных данных работника и главе 14 Трудового кодекса РФ.

Есть также специальный массив, в котором хранятся документы, имеющие отношение к работе определенной группы лиц, того или иного подразделения, органа компании. Наполнение и обновление информации в этом случае осуществляется соответствующими сотрудниками, в соответствии с порядком, принятым внутри данной группы пользователей.

Говоря об общем массиве информации, необходимо обратить внимание на виды и характер запросов. Наиболее типичными группами сведений, используемых для решения различного рода служебных задач, являются следующие:

1. Образцы документов.
2. Порядок работы с документами (инициирование, исполнение, хранение, использование в текущей деятельности и т.д.).
3. Справка по архивным документам или документам, находящимся на текущем хранении.
4. Справочные сведения о компании.
5. Справочные сведения о персонале компании.
6. Справочные сведения о внешних организациях (внешней среде).
7. Доступная литература и справочные материалы.

Для предоставления таких сведений в «хранилище» необходимо разместить, соответственно:
— сборник образцов документов;
— регистрационные журналы (только для чтения);
— инструктивно-методические и справочно-информационные материалы по организации делопроизводства и работе с документами;
— справочные материалы по организации (реквизиты, история возникновения и развития, направления деятельности, достижения, политика и стратегия компании и т.п.);
— справочные материалы о персонале (дни рождения, телефоны, особенности рабочего графика, график отпусков, дежурство и т.д.);
— справочные сведения о внешней среде (клиентах, партнерах, конкурентах, прочих организациях, деятельность которых представляет интерес: реквизиты, руководители, контактные лица, знаменательные даты и прочее);
— регулярно обновляемый каталог библиотеки, а также ссылки на полезные ресурсы сети Интернет.

В случае наличия в компании корпоративной автоматизированной системы, она может содержать часть из перечисленных сведений. Тогда работа с ними будет обусловлена функциональными возможностями программного комплекса.

Перечисленные сведения можно разместить и на внутреннем корпоративном сайте, а можно обойтись более экономным вариантом — задействовать общедоступное программное обеспечение и хранить информацию в виде отдельных файлов, грамотно систематизированных «вручную», которые бы были доступны сотрудникам компании в пределах локальной сети.

Далее мы рассмотрим вариант размещения информации (отдельные файлы, доступные в рамках локальной сети), т.к. работа по иным вариантам обусловлена алгоритмами, заложенными разработчиками соответствующего программного обеспечения.

В любом случае сотрудники компании (те, кто имеет соответствующий допуск) должны быть проинформированы о наличии и местоположении сведений. Размещаемая информация должна быть актуальна (т.е. должна обновляться регулярно), иначе сотрудники компании перестанут к ней обращаться и начнут поиск необходимой достоверной информации иными способами.

Сейчас принято использовать при составлении и оформлении документов утвержденные руководством компании образцы, построенные с учетом установленных требований. Такая практика позволяет:
— обеспечить наличие всех обязательных реквизитов;
— привести документы в соответствие фирменному стилю оформления;
— ограничить круг сотрудников, имеющих право инициировать те или иные документы;
— установить взаимосвязь между однородными документами;
— помочь при составлении типовых документов (заявлений, докладных, служебных и объяснительных записок, справок и др.).

Состав образцов документов определяется потребностями конкретной компании. Обновление образцов и наличие удобного механизма поиска и навигации — безусловно.

При создании сборника все наименования образцов заносятся в алфавитно-предметный указатель, который представляет собой таблицу, где по каждому виду документа определяется направление деятельности, в которой он применяется, и указывается имя соответствующего файла в данном массиве.

Образцы документов должны находиться и в общем, и в персональном массивах:
— в персональном (у кадровика) — оригинал, утвержденный официально,
— на общем — его копия, при внесении изменений в оригинал секретарь компании своевременно обновляет копию.

Сборник образцов в электронном виде представляет собой папку с файлами различного формата (таблица, текст, графика), внутри которой поиск осуществляется с помощью встроенных средств, по названию вида документа. В связи с этим, файлам присваивается имя хранящегося в нем вида документа. Есть и другой способ присвоения имен файлам и поиска необходимого документа.

Если в компании утвержден классификатор видов документов, где по направлениям деятельности перечислены сопровождающие ее осуществление виды документов, то в отдельном файле (например, «Оглавление») должен находиться полный список. Каждому виду документа в таком случае присваивается определенный идентификационный код, который и указывается в имени соответствующего файла.

В бумажном виде один экземпляр Сборника образцов (оригинал) также хранится у секретаря, сотрудники же компании пользуются электронной копией.

Нормативно-инструктивные и справочно-информационные материалы по делопроизводству помогают не только правильно организовать делопроизводство в подразделениях (в том числе и кадровое), но и получить и закрепить сотрудниками компании на практике соответствующие базовые знания. При проведении внутренних семинаров и консультаций материалы в электронном виде используются также в качестве учебно-практических. Впоследствии сотрудники могут вновь возвращаться к ним и находить ответы на возникающие в текущей деятельности вопросы, экономя и время и нервы кадровиков.
В текущей деятельности все сотрудники пользуются одним и тем же набором документов и нормативных актов, что обеспечивает соблюдение т.н. «корпоративной политики» в документационном обеспечении деятельности во всех подразделениях компании.

Нормативно-методическая база (в том числе и кадрового) делопроизводства находится на «общем доступе», с условием «только для чтения». В неё обычно включаются:

1) законодательные и нормативные акты по делопроизводству (в том числе и кадровому) общероссийского (федерального) и регионального уровня;
2) методические материалы;
3) действующие государственные стандарты, регламентирующие процессы документирования и работы с документами;
4) корпоративные стандарты и положения.

Обновление этого массива информации обеспечивает сотрудник службы документационного обеспечения управления и обязательно юрист компании.

Регистрационные журналы используются как в текущей работе (чтобы получать сведения о том или ином документе, не обращаясь за помощью к сотруднику кадровой службы или к секретарю), так и для ведения некой статистики посещений. Обычной стала практика комментариев к журналам, в которых описана и их структура, и значение реквизитов, и особенности регистрации.

Сами журналы находятся на «общем доступе» на условии «только для чтения», в то время как секретарь (или иное лицо, ответственное за ведение того или иного раздела электронного массива информации) имеет права на редактирование и/или удаление. Поиск в журналах осуществляется с помощью встроенных средств MS Word и MS Excel (пункт меню «Правка», далее «Найти»).

К группе справочных сведений о компании относятся:
— презентация компании;
— коммерческие предложения;
— описание предлагаемых услуг, в том числе прейскуранты;
— карта и маршрут проезда;
— общие сведения (реквизиты) и другие.

Если в компании есть специалист по связям с общественностью, то в состав справочных сведений могут быть включены и пресс-релизы, и анонсы различных мероприятий, а также новости и т.д., включая даже результаты маркетинговых исследований.

Обновление данного информационного массива осуществляют различные сотрудники, занимающиеся разработкой упомянутых документов.

Эти материалы содержат важную информацию презентационного и справочного характера, они применимы в оперативной деятельности, на личных встречах с клиентами и партнерами для освещения отдельных сфер деятельности компании, на массовых мероприятиях (конференциях, семинарах, выставках, ярмарках и т.п.) для представления компании и рекламы ее продукции.

Они хранятся в электронной форме на общем доступе, чтобы сотрудник мог получить о них представление, ознакомиться с содержанием, заимствовать что-то при создании аналогичных материалов.

Поиск сведений осуществляется с помощью встроенных средств Windows, а эффективность поиска обеспечивает правильное именование файлов, когда в имени файла присутствует указание на тему, составителя, либо вид документа (Презентация, Коммерческое предложение, Прейскурант, Буклет и т.д.), а сами файлы рассредоточены по папкам, посвященным какому-либо вопросу или направлению деятельности. Указание составителя в имени файла позволяет также обращаться за дополнительной информацией непосредственно к исполнителю.

Особое место среди упомянутой информации о компании занимают справочные сведения о персонале

Это очень полезный материал, посвященный сотрудникам компании и внутрикорпоративным отношениям. Однако, в связи с конфиденциальным характером персональных данных, общедоступный массив включает только те сведения, которые могут быть оглашены без ограничений, а именно:
— имя, фамилия, отчество;
— возможно фотография сотрудника;
— дата рождения;
— должность, подразделение, контактные телефоны, и краткая информация о направлении деятельности, круге решаемых задач, реализованных проектах и т.п.;
— различные фотографии, в целом посвященные корпоративным мероприятиям и т.д.
— персональные и общие поздравления и т.п..

Эти информационные материалы, во-первых, должны полностью отражать корпоративную политику компании, которая в свою очередь не может противоречить положениям главы 14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника», и, во-вторых, отражают отношения между людьми, работающих в данной компании.

Размещение информации в каждом конкретном случае индивидуально, общее только то, что для каждого сотрудника должно быть предусмотрено место, где будет храниться материал, посвященный ему и только ему. Также возможно создание папок, посвященных в целом компании, конкретным знаменательным датам и т.д.

Наличие в общем электронном массиве информации сведений о каждом сотруднике (для широкого доступа) практически «снимает» проблему поиска информации о соискателе (в случае поиска сотрудником нового места работы), а также ликвидирует возможность возникновения всевозможных слухов и домыслов (заболел, развелся и пр.) о личности сотрудника, и его карьерном росте (назначили, уволили, перевели).

Справочный материал о внешней среде — большой информационный массив, посвященный как отрасли деятельности компании, так и внешней среде в целом. В первую очередь, это база данных по организациям: органам власти, средствам массовой информации, партнерам, клиентам, руководящим и подчиненным организациям, организациям сферы обслуживания (гостиницам, железнодорожным и авиакассам и т.д.) и многим другим.

Данные сведения должны быть доступны всем сотрудникам, ими же пополняются в пределах своей компетенции. При описании организации или сферы деятельности обязательно указывается источник, то есть ответственное лицо, ведущий специалист, который может предоставить дополнительную информацию или ответить на возникшие вопросы.

Каталог библиотеки — каталог изданий, предоставляемых в пользование сотрудникам компании. В состав доступной литературы обычно входят книги, каталоги, журналы, газеты, рекламные проспекты и т.д. Ими пользуются все сотрудники организации, а для получения справки о наличии того или иного источника служит указанный каталог. Работу с ним ведет специально назначенное ответственное лицо, например, секретарь, который, в частности:
— наполняет и обновляет каталог;
— ведет учет выдачи литературы;
— информирует о новых поступлениях;
— выполняет заявки на приобретение литературы;
— подбирает источники по заданию руководителя;
— обеспечивает своевременный возврат литературы.

Кроме того, специально уполномоченное лицо осуществляет подписку на периодические издания, проводит анализ потребностей сотрудников компании в литературе, но соответствующие документы обычно хранятся в его персональном массиве.

Правильная организация документационных ресурсов и их оперативное обновление позволяет повысить их ценность, избежать повторного «изобретения велосипеда».

Часть документов и информации хранится у конкретного сотрудника, в силу того, что доступ к ним ограничен либо они полезны только для их держателя. Другая часть находится на общем доступе и необходима при решении самых разнообразных вопросов.

В результате правильного размещения документационных ресурсов компании ее сотрудники получают в распоряжение ценные источники информации, экономят время на их поиск и обработку, и хотя это не решает всех стоящих перед компанией задач, но значительно облегчает работу. А использование полученной информации дает сотруднику поистине бесценный опыт, обогащает его знания и навыки.

Что же касается работников кадровой службы, то электронный массив информации существенно экономит время (особенно для компаний, имеющих сеть филиалов по стране) и позволяет облегчить их работу (хотя бы в том, что касается приведения к единому корпоративному стандарту всех документов компании – от многочисленных форм заявлений, «висящих» в виде шаблонов на сайте компании в соответствующем разделе, до базовых локальных нормативных актов компании, ознакомление с которыми иногда вызывает серьезные затруднения у сотрудников).

В качестве примера можно порекомендовать посмотреть следующую ссылку www . acoy . ru , где в разделе «Локальные акты» и «Подразделения»/«Отдел кадров» «выложены» необходимые документы и шаблоны, существенно облегчающие работу кадровика.

Б. Мюллер