Что для вас главное?

Вы работаете с утра до вечера, дела сыплются на вас со всех сторон. И чем дальше, тем больше. Но при этом к своим главным целям (занять высокий пост, написать книгу, выучить японский язык, открыть собственное предприятие и т.п.) вы приближаетесь очень медленно или не приближаетесь вообще. Как расставить приоритеты так, чтобы ваше жизненное пространство не напоминало склад, загроможденный лишними вещами?

Выскочить из «беличьего колеса»

Расставить приоритеты означает рационально организовать свою деятельность. «Существует такая формулировка: тайм-менеджмент (т.е. личная эффективность) — это искусство потратить невосполнимое время на Главное. Но трудность заключается не в том, как потратить, а в том, как определить — что для вас главное», — говорит Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация времени».
Умение своевременно избавляться от «мертвого груза» не является врожденным; ему можно научиться. Но быстрота обучения в значительной степени зависит от ситуации, которая привела вас к подобной необходимости. Марина Крупенина, вице-президент компании TCI и Сo, приводит такой пример.

Представьте, что вам поставили условие: некая важная цель должна быть достигнута к назначенному сроку. И тогда вы получите миллиард долларов. Или это единственный способ остаться в живых (смотря что вас больше мотивирует — награда или риск). «Такое жесткое условие сразу все расставляет на свои места. Наверняка в данном случае вы бы распределили время, нашли людей, которым можно делегировать часть задач, не откладывали главного, активно искали новые решения и, в конце концов, достигли бы цели», — утверждает г-жа Крупенина.

Разумеется, лучше не доводить ситуацию до экстремальной (возникновения жесткого цейтнота, угрозы срыва проекта, проблем со здоровьем и т.п.). Превентивными мерами являются четкое осознание своих профессиональных и личных целей и регулярный анализ: что в данный момент является необходимым для достижения результата, а что, наоборот, тормозит процесс.

Правила выработки приоритетов

  • Сформулируйте конечную цель (например: войти в состав Совета директоров компании N)
  • Составьте список всех задач, которые продвинут вас к цели. Желательно, чтобы список получился исчерпывающим — т.е. решение всех задач в совокупности обеспечивало бы достижение цели. (например: довести знание английского языка до уровня свободного владения, защитить диплом МВА, получить опыт работы за рубежом, приобрести акции компании N, расширить круг деловых знакомств, представить топ-менеджерам компании N собственный проект и т.п.)
  • Выберите из этого списка те задачи, которые в наибольшей степени приближают вас к цели, и являются для вас решаемыми. Это и есть ваши приоритеты. (например: совершенствование английского, расширение круга деловых знакомств, поступление на МВА)
  • Желательно, чтобы приоритетные задачи не пересекались, т.е. могли бы решаться независимо друг от друга.
  • Если «картинка не складывается», возможно, следует переформулировать задачи или поставить более реалистичную цель.

Все мое несу с собой… А зачем?

Правильная расстановка приоритетов не гарантирует рывка в карьере или повышения личной эффективности. Чтобы преодолеть дистанцию, отделяющую намерение от результата, требуется дисциплина, умение отказываться от привычного поведения и смиряться с ограничениями (например, меньшим количеством досуга при учебе на МВА) и т.п. Но не зря говорят, что легче прожить без нужного, чем без лишнего. У каждого из нас есть свои «чемоданы без ручки», которые тяжело нести, но жалко бросить.
Дискомфорт, возникающий у большинства людей на пути к цели, психологи объясняют внутренним сопротивлением тем изменениям, которые происходят. В чем причины такого сопротивления, и как его преодолеть?

1. Постановка ложных целей.

Речь идет о «навязанных» целях, в формулировке которых присутствуют слова: «должен», «правильно», «все», «всегда». Например, «Каждый приличный менеджер должен получить второе высшее образование», «Все успешные люди должны жить на Рублевке» и т.п. «Это не значит, что нужно отказываться от образования или жизни в престижном месте. Важно, является ли подобная установка вашей «родной» целью, или это всего лишь штамп, навязанный окружением», — поясняет Глеб Архангельский.

В погоне за ложной целью вы подсознательно будете цепляться за любые препятствия и лишние дела: в итоге они станут оправданием вашего неуспеха («В квартире нужно было делать ремонт, поэтому я отказался от учебы на МВА»). Но в таком случае разумнее осмыслить происходящее и признать, что вы ошиблись с выбором цели, а затем переориентироваться на то, что действительно греет душу.

2. Страх упустить «синицу» в погоне за «журавлем».

Довольно часто люди отказываются от своих целей, потому что боятся утратить «нажитое непосильным трудом». «Пока я буду на стажировке в США, N займет мое место», «Если я приму предложение о новой работе, то потеряю наш замечательный коллектив, а там меня еще неизвестно как примут», «Если я пойду на курсы испанского, у меня не останется времени на семью» и т.д., и т.п.

«Нажитое» чаще всего означает «привычное». Но если вы присмотритесь к привычному внимательнее, то обнаружите балласт в виде лишних обязательств, чужих претензий, неоправданных страхов, тормозящих ваше профессиональное и личное развитие. И этот балласт необходимо сбросить. В подобной ситуации одним людям помогает коучинг, другим — позитивный пример коллеги или руководителя и т.д. Но в любом случае, лучше сделать и жалеть — чем не сделать и жалеть.

3. Недостаток практических навыков тайм-менеджмента.

Когда вы обнаруживаете, что та или иная техника управления временем, с которой вы знакомы поверхностно или в теории, «не работает», это почти всегда становится серьезным испытанием для вашего намерения следовать приоритетам. Есть два пути — вернуться к привычному образу жизни или сознательно вложить средства в приобретение недостающих навыков. «В тайм-менеджменте существуют действенные инструменты, направленные «на отсев» лишнего и расчистку жизненного пространства, — рассказывает Глеб Архангельский. — Например, «метод здорового пофигизма», различные техники отказа — для избавления от навязанной срочности и защиты вашего времени от ненужных контактов». «Фильтр общения» на первый взгляд может показаться несколько жестоким методом, но если вы проведете хронометраж и отметите, на какие встречи тратите больше всего времени, не исключено, что самые значимые люди займут места в конце списка, а в лидерах окажется третья племянница двоюродной тети.

Немного о совместимости

В сфере частной жизни мы можем достаточно свободно отказаться от какого-то неактуального дела (например, поездок на дачу в выходные) или прервать надоевшее знакомство. Но работе нас ограничивает субординация и корпоративная этика. И достигать компромисса в значимых областях гораздо сложнее. Например, многие бизнесмены признают только один приоритет: получение определенного финансового результата, а все остальное считают «лишним». Однако подчиненным трудно понять, каким образом они должны следовать данному приоритету, если он не «разбит» на конкретные задачи (сколько и какой продукции нужно произвести, какой уровень издержек допустим и т.д.). Жесткое требование обеспечить прибыльность во столько-то процентов выбивает людей из колеи.

И самое главное: сотрудники всегда тратят уйму времени на лишние действия и ненужные дела, если не разделяют приоритетов руководителя, и не понимают, как они согласуются с их собственными задачами.
Можно ли вообще «совместить несовместимое»? Решение лежит в области индивидуального планирования. Наталья Куркина, тренинг-менеджер Московской ореховой компании, рассказывает, что ее приоритетами являются проекты, ориентированные на достижение стратегических целей компании. Но при планировании она, прежде всего, исходит из краткосрочных задач. «В январе-феврале каждого года в корпоративном Учебном центре проводятся оценочные мероприятия, по итогам которых составляются индивидуальные планы развития сотрудников. После этого составляются годовой и квартальный планы обучения. Таким образом, я получаю полную картину своей работы минимум на 3 месяца вперед, и все успеваю», — говорит г-жа Куркина.

Пример показателен: избавляться от лишних дел намного проще, когда вы четко представляете объем и содержание рабочих задач на определенный период. Однако в процессе индивидуального планирования, встретившись «лицом к лицу» не только со своими, но и с чужими приоритетами, вы можете придти к неожиданному выводу — из серии «Если футбол мешает работе, брось работу». Не стоит воспринимать этот совет буквально. Но если ваши основные цели очень слабо соотносятся с целями компании — скорее всего, вам следует подумать о смене сферы деятельности.

Расстановка приоритетов — непростая задача, и всегда решается в индивидуальном порядке. C одной стороны, не существует универсального способа достигать целей и освобождаться от лишнего. С другой стороны — таких способов десятки, и вы можете выбирать те, что наиболее подходят к вашему характеру, стилю, жизненному ритму. Но ни один готовый рецепт не пойдет на пользу, если вы не будете настойчиво следовать принятым решениям.

ТОЧКА ЗРЕНИЯ
Екатерина ЗАХАРОВА,
директор независимой школы сомелье
Wine People:

— Организация времени — самый трудный и важный вопрос в работе не только руководителя, но и любого человека. Я считаю, что один из самых действенных способов его решения — не откладывать возникающие дела «на потом». Бывает, что день расписан по минутам, но все равно ко мне обращаются с просьбами: провести мастер-класс, написать статью и т.д. В таком случае я переношу это новое дело на ближайший свободный промежуток. Но если есть возможность что-то предпринять для его выполнения (ответить на письмо, изучить документы и т.п.) — лучше это сделать сразу.

Расставляя свои приоритеты, нужно соблюдать бизнес-этикет. Даже если вы отказываете человеку в просьбе, следует ответить на его письмо или звонок. Например, если речь идет о размещении рекламы, я обязательно быстро просматриваю предложение и выдвигаю встречное условие. Помните: то, что сегодня лишнее — завтра внезапно может стать нужным. И если вы ни в чем не нарушили правил делового общения, то всегда сможете заново вернуться к предложению, от которого сначала отказались.

Рациональная организация рабочего времени подразумевает не только отсекание лишних дел, но и активное использование мобильной связи, Интернета для решения многих вопросов «на ходу». Однако, планируя день, не обязательно жить в бешеном ритме: если на выполнение определенного дела нужен примерно час — отведите на него три. Тогда, если вы действительно справитесь за час, у вас появится два часа свободного времени.

Анастасия Иванова